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电子档案的定义及其特点

2024年01月05日

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电子档案的定义及其特点
  电子信息的档案化管理是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后,形成电子档案,将电子信息从应用系统中独立出来,形成用应用无关的,不可抵赖的,能够直接阅读的带样式的文档。下面是小编给大家整理的电子档案的定义简介,希望能帮到大家!
  电子档案的定义
  电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。
  电子档案的要点
  1、应该构建一个公共的,独立与应用的档案管理信息化平台,以支撑各类业务所涉及的,实体和虚拟的档案信息化管理,从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。
  2、电子档案涉及的“档案源”包括:电子化的实体档案(照片、扫描件、影像等多媒体数据文件),档案化的电子信息(版式数据文件),结构化的数据库(从应用中卸载,且能够加载重用的数据库文件)等。
  3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息(表证单书),必须能够具备档案的属性:“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息;是直接形成的历史纪录”,且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。
  4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案,否则,只能称其为文件,这个过程主要是将每件电子信息,封装成为以卷为单位的档案基本单位,并且每个卷都有一个标准的元数据(电子封面)。
  5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息,还要实现实体档案的信息化管理,以及电子信息和实体档案的关联管理。
  电子档案的特点
  电子档案优势
  1、信息的非人工识读性;
  2、信息存储的高密度性;
  3、信息与载体之间的可分离性;
  4、多种信息媒体的继承性;
  5、系统依赖性。
  电子文件分类
  1、文本文件;
  2、命令文件;
  3、图像文件;
  4、数据文件。
  电子档案管理信息化平台
  档案管理信息化平台的目标是:实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
  纸质档案的信息化管理是:以电子影像技术为支撑,将纸质档案转化为电子信息进行管理。
  电子信息的档案化管理是:把应用系统的电子信息进行凭证化处理后,形成电子档案,将电子信息从应用系统中独立出来,形成用应用无关的,不可抵赖的,能够直接阅读的带样式的文档。
  为电子档案管理搭建一个公共支撑环境,为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台,主要实现以下功能:
  统一电子档案入口。
  能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑,实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理,转化为统一的入口文件,形成电子档案的最小粒度“件”,以统一的格式进行存储,并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。
  对采集的电子资料“件”进行统一管理。
  根据档案管理的相关规定,采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。
  系统应提供对档案流程的管理。
  使用产品化的流程管理工具,实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径,满足流程变化时,操作人员能够自行通过平台新增或修改流程,并能够根据业务需要,为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。
  支持新的业务加载。
  先期以搭建统一的电子档案管理平台为主,并在其上加载较规范的档案管理业务(如公文档案),实现所有的操作人员能够在同一个平台上,对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载,使业务人员能够仅使用平台提供的工具,就可以实现其它业务电子档案(如人事档案、财务档案等)的添加及修改。
  实现电子档案的可靠性、安全性管理。
  一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志,并根据不同的级别和权限进行访问控制。
  实现权限的灵活、方便管理。
  系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。
  电子文件作为一种数字化的信息记录形式,具有区别于纸质档案的明显特征。具体表现为:
  1.可复制性。对于传统的纸质档案而言,档案就是原件。而电子档案则是对传统档案观念的挑战,其可不断的复制性,是电子档案区别于纸质档案最重要的特征之一。它可以从一个载体复制到另一载体,可以从这台计算机传输到另一台计算机,不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。
  2.操作方便。形成档案之前的电子文件,其增、删、改等都很方便,而且改后不留任何痕迹,保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性,使之对电子档案的检索更加方便。
  3.对计算机系统的依赖性。电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的,所以如果离开了计算机,电子档案既看不见也摸不着。
  4.实现资源共享。在计算机环境中,文件的形式特征发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合,不需要像纸质文件那样对其进行分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统,一份档案可以同时在不同的地方被多人使用,突破了纸质档案在使用上的局限性,提高了档案的使用价值。
  5.方便快捷。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读,而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术,因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算,而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的,二者在速度上的区别非常明显。
  6.节约存储空间。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间本身就是一对矛盾,而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。电子档案几乎无重量和体积可言,相比之下纸质文件就显得笨重了。

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