医院档案管理在信息化条件下的探索
现在信息更新速度飞快，人们对各种具有时效性强、价值高的档案信息需求量急速膨胀，对档案工作服务信息化的要求越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。新的医改方案明确医院未来发展的方向是数字化。在这个发展的过程中，医院的档案管理就处在了改革的前沿，面临着由纸质介质向数字化的转变。改革的目的是为了管理费用的降低，综合效益的提高，是废弃纸质档案，全面实现数字化；还是纸质档案与电子档案有机融合相互并存，是我们需要深入思考的问题。
1 医院电子档案的管理
1.1 医院电子档案与纸质档案管理的共存 目前由于电子文件的管理制度、管理技术与方法、管理设备、软件版本、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。
1.2 医院电子档案的提供利用 由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用时应采取适宜的保密、防范措施。对于是在网络管理中，应根据医院电子档案的密级级别，分为在线管理和离线管理。对在线管理的电子档案，要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术，防止档案内容泄露；对离线管理的电子档案要采取必要的防盗技术及加密技术。在提供利用时，应根据查阅者的利用情况与科研成果的密级级别而定。对于有较高密级的电子档案，一般不宜采用拷贝的方式提供利用。总之要建立完善的档案管理制度。
2 纸质档案与电子档案优缺点比较
在办公自动化条件下，电子文档管理表现出一些新的特点和趋向，归结起来，主要有五个方面：一是文档存储数码化。二是文档管理自动化。三是文档传输网络化。四是文档处理一体化。五是文档利用在线化。
虽然电子档案有以上诸多优点，但与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性：一是电子档案的利用要求有一定的电子技术环境。二是电子档案容易受载体的影响，载体不稳定且寿命短。三是处理和利用电子档案，需要具备较高的素质和一定的技术支持。四是开发、管理和利用电子档案需要一定的投入，设备的投入只是其中的一块，后期的维护、管理及更新将需要得到持续的资金支持。五是需要得到一定专业素质人才，尤其是复合素质人才的支撑。六是电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中容易修改和泄密，会涉及一些权益方面的问题。
而纸质档案的存在，能很好地克服电子档案的不足，保持档案数据的原始性、稳定性，维护档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹，几乎是不可能的。通过以上比较可以看出，纸质档案与电子档案优缺点可以实现互补。
3 对纸质档案与电子档案并存管理的探索
档案管理信息化是发展的需要，但我们不能陷入全面否定的泥坑。在科技的发展能完全取代纸质档案前，纸质档案的继续存在是必要的。那种认为电子档案可完全代替纸质档案的说法，是没有道理的。在继承中发展，在发展中继承，在档案管理改革发展过程中，坚持纸质档案与电予档案并存，使它们在相互并存中优势互补，相得益彰。
3.1 建立档案部门统一管理下相对独立又彼此联系的两套管理主线 纸质档案和电子档案只是档案的两种表现形式，它们之间相互联系、相互补充。所以纸质档案和电子档案应该统一在一个部门的管理之下。在统一的管理下，形成统一的标准、要求，便于两者之间的查找和相互验证；便于业务处理上协调一致，方便利用。在纸质档案与电子档案并存期，应根据各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件查找到相同内容的另一种文件，同时，在统一的管理下，便于将一些需要永久、长期保存的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的己开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
3.2 建立健全一整套科学合理的管理制度 由于电子文件的特殊性，电子档案的管理需要制定相应的管理制度，这就需要对档案管理制度进行完善补充。档案管理的重点是过程而不是档案本身。要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集、管理和使用。同时，还要建立统一的标准，使档案信息化建设在科学化、标准化轨道上健康发展。
3.3 提高档案管理人员的综合索质 档案管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性科学，档案管理需要高素质的从业人员。因此档案管理人员要做好自身知识的更新，努力掌握计算机技术、信息管理技术和网络技术，改善知识结构。同时管理者要注重引进具有专业知识的人才，尤其是培养具有医学知识、计算机网络知识的复合性人才充实档案管理队伍。要加强档案管理人员职业道德教育和保密教育，树立规范管理意识，避免档案资料的流失和泄密。未来数字化医院将成为主流，全民医保和社会化医保事业的发展，都需要各种数据的共享。档案管理科学正处于发展的关键时期，既面临着许多机遇，又面临着许多挑战。档案管理人员应当树立信心，提高自身素质，为医改事业做出自己的贡献。
现在信息更新速度飞快，人们对各种具有时效性强、价值高的档案信息需求量急速膨胀，对档案工作服务信息化的要求越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。新的医改方案明确医院未来发展的方向是数字化。在这个发展的过程中，医院的档案管理就处在了改革的前沿，面临着由纸质介质向数字化的转变。改革的目的是为了管理费用的降低，综合效益的提高，是废弃纸质档案，全面实现数字化；还是纸质档案与电子档案有机融合相互并存，是我们需要深入思考的问题。
1 医院电子档案的管理
1.1 医院电子档案与纸质档案管理的共存 目前由于电子文件的管理制度、管理技术与方法、管理设备、软件版本、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。
1.2 医院电子档案的提供利用 由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用时应采取适宜的保密、防范措施。对于是在网络管理中，应根据医院电子档案的密级级别，分为在线管理和离线管理。对在线管理的电子档案，要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术，防止档案内容泄露；对离线管理的电子档案要采取必要的防盗技术及加密技术。在提供利用时，应根据查阅者的利用情况与科研成果的密级级别而定。对于有较高密级的电子档案，一般不宜采用拷贝的方式提供利用。总之要建立完善的档案管理制度。
2 纸质档案与电子档案优缺点比较
在办公自动化条件下，电子文档管理表现出一些新的特点和趋向，归结起来，主要有五个方面：一是文档存储数码化。二是文档管理自动化。三是文档传输网络化。四是文档处理一体化。五是文档利用在线化。
虽然电子档案有以上诸多优点，但与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性：一是电子档案的利用要求有一定的电子技术环境。二是电子档案容易受载体的影响，载体不稳定且寿命短。三是处理和利用电子档案，需要具备较高的素质和一定的技术支持。四是开发、管理和利用电子档案需要一定的投入，设备的投入只是其中的一块，后期的维护、管理及更新将需要得到持续的资金支持。五是需要得到一定专业素质人才，尤其是复合素质人才的支撑。六是电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中容易修改和泄密，会涉及一些权益方面的问题。
而纸质档案的存在，能很好地克服电子档案的不足，保持档案数据的原始性、稳定性，维护档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹，几乎是不可能的。通过以上比较可以看出，纸质档案与电子档案优缺点可以实现互补。
3 对纸质档案与电子档案并存管理的探索
档案管理信息化是发展的需要，但我们不能陷入全面否定的泥坑。在科技的发展能完全取代纸质档案前，纸质档案的继续存在是必要的。那种认为电子档案可完全代替纸质档案的说法，是没有道理的。在继承中发展，在发展中继承，在档案管理改革发展过程中，坚持纸质档案与电予档案并存，使它们在相互并存中优势互补，相得益彰。
3.1 建立档案部门统一管理下相对独立又彼此联系的两套管理主线 纸质档案和电子档案只是档案的两种表现形式，它们之间相互联系、相互补充。所以纸质档案和电子档案应该统一在一个部门的管理之下。在统一的管理下，形成统一的标准、要求，便于两者之间的查找和相互验证；便于业务处理上协调一致，方便利用。在纸质档案与电子档案并存期，应根据各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件查找到相同内容的另一种文件，同时，在统一的管理下，便于将一些需要永久、长期保存的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的己开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
3.2 建立健全一整套科学合理的管理制度 由于电子文件的特殊性，电子档案的管理需要制定相应的管理制度，这就需要对档案管理制度进行完善补充。档案管理的重点是过程而不是档案本身。要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集、管理和使用。同时，还要建立统一的标准，使档案信息化建设在科学化、标准化轨道上健康发展。
3.3 提高档案管理人员的综合索质 档案管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性科学，档案管理需要高素质的从业人员。因此档案管理人员要做好自身知识的更新，努力掌握计算机技术、信息管理技术和网络技术，改善知识结构。同时管理者要注重引进具有专业知识的人才，尤其是培养具有医学知识、计算机网络知识的复合性人才充实档案管理队伍。要加强档案管理人员职业道德教育和保密教育，树立规范管理意识，避免档案资料的流失和泄密。未来数字化医院将成为主流，全民医保和社会化医保事业的发展，都需要各种数据的共享。档案管理科学正处于发展的关键时期，既面临着许多机遇，又面临着许多挑战。档案管理人员应当树立信心，提高自身素质，为医改事业做出自己的贡献。
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