某物业档案管理规程

F物业档案管理规程
1.0目的确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。
2. 0资料档案2.1归档范围文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;2.2建立
2.2.1 随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。
2.2.2 组卷2.
2.2.1 每月3日前将上月相关资料归档,归档要注意整洁,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,所有材料都能随手可得,避免盲目查找。
2.2.2 .2按年度、题目分类,查找迅速方便,在档案目录里清楚的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。
2.2.2 .3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。
2.2.3 装订
2.2.3 .1案卷厚度一般在
1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,确切,用毛笔或铅笔,字迹端正。
2.2.3 .2根据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷目录。
2. 3管理
2.3.1 档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;
2.3.2 注意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。
2.3.3 每年年初对上年度档案材料的数量,保管等情况进行一定检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2. 4更新
2.4.1 需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录;
2.4.2 业主资料发生变动时,及时更新业主档案。
2. 5调阅
2.5.1 因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准;
2.5.2 本部门档案资料原则上不外借,如有借出发生时,须经部门主管书面批准;
2.5.3 档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料及时返还;
2.5.4 未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;2.6销毁
2.6.1 对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须登记,报管理处经理批准后销毁。
3.6.2 销毁档案材料时,必须指派专人进行,防止失密。
4.0相关记录:《档案调阅登记表》