基于信息化的物流企业档案管理分析

作者：未知
摘要：物流企业作为我国企业的重要组成部分，对于我国企业的发展和经济的发展都起到了积极的推动作用，档案管理工作作为物流企业中重要的组成部分，对于物流企业在人事工作的建设中具有重要的作用，但是随着信息化的不断加强物流企业传统的档案工作方法已经无法适应信息化社会的发展要求，出于信息化的要求物流企业的档案管理工作必须要进行信息化的建设和转变才能适应发展的需要。
　　关键词：物流企业推动作用档案管理工作信息化
　　1 前言
　　自我国在2011年正式加入世界贸易组织之后我国的物流行业得到了飞速的发展，一方面是由于进出口贸易的不断增长刺激了物流企业的发展，另一方面是因为发展我国内需经济的要求推动了物流企业的发展，物流企业在飞速发展的同时也忽略了一些基本工作的建设，物流企业中的档案管理工作便是其中一项被忽视的工作，在信息化日益强化的今天，物流企业在档案管理工作中的一些问题逐渐被放大出来，引起了企业和专家们的重视。档案管理工作作为物流企业工作中的重要组成部分，对于物流企业在人事、生产等工作中都有着很重要的地位作用，因此在信息化的时代背景下做好物流企业的档案管理工作是社会发展的需要也是物流企业自身发展的需要。对于物流企业在档案管理工作上的信息化的建设将是物流企业在未来档案工作中的重要方向和进步的动力。
　　2 物流企业档案管理作用分析
　　对于物流企业在信息化的档案管理工作上的建设首先就要明白档案管理工作对于物流企业来说扮演着怎样的角色，以及档案管理工作对于物流企业都有哪些重要的价值。
　　2.1 物流企业档案管理减小企业经营风险
　　物流企业在日常的经营管理中是存在着相应的风险的，任何企业在经营中都会面对风险因素，风险是企业不可避免的，但是企业可以通过一定的方式方法来有效的减小和避免风险的发生，之所以说档案管理工作可以有效的减小物流企业的经营风险是因为档案管理也是物流企业在管理中的重要一环。对物流企业的管理工作有着深远的意义。物流企业通过有效的档案管理工作可以保护企业的知识产权不被侵占，这样物流企业才能够可持续性的发展下去，而且物流企业加强档案管理工作也是对自身商业机密的一种有效保护，物流企业的商业机密是物流企业生存发展的关键，所以档案管理工作可以有效的减小物流企业的经营风险。
　　2.2物流企业档案管理可以增强企业竞争力
　　在信息化的今天企业之间的竞争力是企业生存的有效保障，哪个企业的竞争力强，哪个企业就更容易在激烈的市场上得到存活和发展，档案管理工作可以让企业的管理工作变得更严谨更合理，让企业在内部建设中有一个坚定的基础，优秀的档案管理工作会更有利于对物流企业员工进行管理，也有利于员工对物流企业的认同。员工是一个企业在市场竞争中的有效武器，优秀的员工可以增加企业的市场竞争力这是毋庸置疑的。所以加强企业档案管理工作也是有利于企业在市场竞争中的地位提高。
　　3 信息化条件下物流企业档案管理现状分析
　　3.1 物流企业领导对档案管理工作缺少足够重视
　　绝大多数物流企业的领导对于档案管理工作都缺少足够的重视，对于档案管理工作没有形成正确的思想认识。好多物流企业的领导只注重物流企业在经济利益方面的追求，认为档案管理工作对于物流企业来说并不重要，档案管理的硬件设施也需要很大的资金投入，尤其在南方由于空气湿度大对于档案的保管工作难度就更加加大，出于经济利益的考虑，物流企业领导不愿意在档案管理硬件上投入过多的财力和精力，认为档案资料只要有可以用就行。从思想上对于物流企业的档案管理工作就没有足够的重视，长期以往便使物流企业的档案管理工作出于忽略和停滞的状态。
　　3.2 物流企业档案管理信息化不足
　　不光是物流企业，在我国所有企业的档案管理工作中传统的工作方法都是通过纸质的档案文件来进行完成的，纸质的档案管理工作从目前来看是无法取代的，但是纸质的档案管理工作不利于档案工作的办公效率，而且物流企业的人员流动性是非常大的，尤其是针对好所配送货物的员工来说，经常会有兼职的工作方式和合同工的工作方式出现，传统的纸质档案管理在进行员工档案流行性方面整理工作时由于物流企业员工的流动性大工作起来是非常麻烦和消耗时间的，而且还在进行档案管理时很容易出现档案丢失的现象，这为物流企业的档案管理工作带来了巨大的麻烦，信息化的档案建设可以有效的解决这个问题，但是目前我国物流企业在信息化的档案建设上还是不足的。
　　3.3 物流企业档案信息化人才不足
　　物流企业的档案管理工作想要可持续性的发展下去就必须要进行信息化的档案工作建设，信息化的档案对于人才的要求是很高的，要求档案管理人员不但要具有档案管理技能同时还要具备信息化的技能。但是目前在我国的物流企业中别说信息化的档案管理人才了，好多物流企业的档案管理工作人员都是紧缺的，由于物流企业对于档案工作的不重视导致好多物流企业的专门档案管理人员都是紧缺的，好多物流企业的档案工作人员都是临时的，都是兼职来完成的。所以优秀的信息化档案管理人员更是寥寥无几的。
　　4如何有效加强物流企业档案的信息化建设
　　4.1 物流企业要强化企业领导的信息化意识
　　上文已经说到物流企业领导对于档案管理工作存在着不重视的现象，这严重的影响了物流企业的档案管理工作的发展，如今对于信息化的档案管理物流企业领导肯定也是不重视的，因此物流企业想要加强信息化的档案管理就一定要改变物流企业对于信息化档案管理的认识。
　　4.2物流企业要加强档案信息化基础设施建设
　　物流企业想要做好档案管理工作的信息化建设就一定要加强企业在档案信息化方面的基础设施建设，包括物流企业信息化的档案工作环境，包括物流企业信息化的硬件设施建设等，具体的物流企业要加强对企业计算机方面的投入力度，让档案管理人员都能够通过计算机来进行档案管理工作的办公。
　　4.3 物流企业要重视人才的培养和引进
　　物流企业档案管理人才缺失严重的影响到了物流企业的信息化档案建设工作的开展，对好多物流企业中只有一个档案管理人员进行档案管理工作，一个档案管理人员进行档案管理工作是远远不够的，更何况好多物流企业的档案管理人员还是兼职的，这种形式是肯定行不通的，所以物流企业想要有效的做好物流企业的档案信息化建设就一定要重视档案管理人才的培养和引进，通过定期组织档案管理人员的培训学习来提高档案管理人员自身的素质，在档案管理工作中投入相应的资金来吸引优秀的档案管理人员加入到物流企业的档案管理工作中。只有通过对档案管理人才的培养和吸引擦能够有效的促进物流企业的信息化档案工作建设。
　　5 结语
　　信息化的档案建设工作是物流企业未来发展的重要方向，也是物流企业档案管理的内在要求。是对物流企业传统档案管理工作的完善和创新，但是我们要清晰的认识到传统的物流档案管理工作中的一些优秀之处是不能被替代的，信息化的档案管理只是物流企业对于档案管理工作的完善和加强。
　　参考文献
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　　[3]薛松.网络环境视野下的企业档案信息化建设新思考[J].办公室业务，2014（1）：165.
　　作者简介
　　黎珊珊（1988-）女，汉族，广东省广州市，本科，毕业于哈尔滨师范大学；研究方向：档案管理。