强化城乡居民社会养老保险档案管理的几点思考

杨皓伟
湖北省荆门市东宝区城乡居民社会养老保险服务中心 448000
【摘要】通过对城乡居民社会养老保险档案管理的功能进行分析，明确了目前在档案管理中所面临的一些问题，并提出了一些加强的措施，以期能够对城乡居民社会养老保险权益的规范实施起到一定的推动作用。
【关键词】城乡居民；社会养老保险；档案管理
一、目前城乡居民社会养老保险档案管理现状
从目前我国城乡居民社会养老保险档案管理工作开展的情况来看，在工作中仍然存在着许多薄弱环节，比如工作人员的专业水平不高，不能对档案信息进行准确分类；降低社会保障档案的存档效率；缺乏对现代技术的运用情况，会浪费大量的人力资源来收集和整理档案，这样不但不能确保档案信息的正确性，还会拖累员工档案管理工作效率。因此，在我国农村社保档案中，很难真正发挥其功能。当前，一些社会保障档案管理部门还存在着工作环境、档案管理条件等方面的不足，特别是随着社会保障档案资料的日益丰富，各单位必须对社会保障档案资料进行及时更新；但是，目前我国社会保障系统的基础设施建设还不能满足对社会保障系统进行全面采集的需要，不能确保社会保障系统的信息完整。此外，档案管理部门对信息技术运用的认识还不够，在日常工作中很少应用计算机，一些工作人员甚至连网络技术都没有运用过；但是，如果不能熟练地掌握它，就很难保证社会保障档案的工作效率，而且，由于对它的不熟悉，会给工作带来很大的工作量。在城乡居民社会养老保险档案管理工作中，主要还是以纸质档案为主体，无论是存放还是查找，都需要耗费大量的人力资源，导致档案资源信息失真、丢失、破损的情况时有发生，参保人的档案信息的安全很难得到保障，参保人的权益也很容易受到损害。
二、城乡居民社会养老保险档案管理的强化措施
（一）改善社保档案管理环境
随着人口老龄化和城乡一体化背景的持续推进，由于我国的国情、经济、文化等因素的影响，导致了我国的社保事业中所面临的问题越来越多。对于海量的数据资料的归档，传统的文件管理方法已经不能适应。有关部门需加强档案管理基础设施建设，增加库容量，对到期的档案进行定期整理，并及时入库封存，这样既可以确保城乡居民社会养老保险档案信息的安全性，也可以为新入档案提供更多的存储空间；营造一个良好的档案管理氛围；各相关部门要根据自己单位的档案工作现状，对一些基础条件薄弱的单位，要加大经费投入，建立综合性的档案室；全面提高对社会养老保险档案的保障水平。
（二）科学进行社保档案的分类管理
将社保档案信息分类，是简化社保档案使用过程、增强档案管理方便性的一种行之有效的方法。首先，档案管理部门要根据各区域的具体情况，制订出相应的文件管理标准，并根据这些标准对文件材料进行归类；同时，在日常工作中，要遵守标准，对城乡居民社会养老保险档案资料展开分类和整理，以保证档案管理工作可以获得制度上的支持。其次，要深刻认识到，主动和投保人进行交流，及时掌握国家对社会保障政策的要求；从而提高了城乡居民社保档案的日常工作效率。在社会保障档案工作中，要与地方经济发展相结合，按照国家有关规定，分类管理，确保社会保障档案工作的质量。
(三)统一社保档案的管理标准
资金短缺一直是制约城乡居民社会养老保险档案管理部门进行工作的一个主要原因，如果不能为纸质档案的信息管理提供一个安全的保存环境，将会对社会养老保险档案的信息质量产生一定的影响。要做到这一点，各级政府要竭尽所能，建设一个功能比较完备的社会保障档案馆，实行社会保障档案的统一规范，利用网络资源，实现社会保障信息的全方位共享；雇佣具有较高专业水平的计算机工程师，来建立一个与当地城乡居民社会养老保险档案管理实际情况相适应的信息系统，并由上级部门对其进行统一的协调和管理，从而真正地实现了对社保档案信息的自动编目和检索，从而保证工作人员在办理社保相关业务时能够顺利进行。可以精确的查找到自己想要的资料。为了能更好地保障参保人的社会保障权益，应该通过统一的标准来改进日常的工作流程，从而为社会保障的优质服务提供支撑。
（四）结合现代化技术开展社保档案工作
以5G时代的推广和普及为基础，在城乡居民社会养老保险档案管理中，各类现代技术的应用正逐步增多。因此，工作人员应该提高自己的整体素质，并定期对社保系统平台进行信息输入；并保证资料的查询与分享功能的正常运用，提高档案资料的便利与保密性。同时，在重视信息技术运用的同时，也不能忽略对社会保障工作中纸质文件的管理，使电子文件、纸质文件相互衔接；以纸本文件作为电子文件的参照，以数字技术来解决纸本文件在保存过程中存在的不足，把各种信息资料以刻录的形式保存在光碟上，并对光碟的阅读情况进行定期检验；为了防止由于城乡居民社保系统信息过于丰富而造成的信息缺失，必须把传统方法和现代技术有机地结合起来。
（五）增加电子设备的使用
城乡居民养老保险档案管理工作要跟上时代的发展步伐，主动引进各类电子设备，加大购买电子设备的资金，加强档案管理人员的电脑运用能力；可以将社保的最新政策上传到公众号、社保系统平台，让城乡居民在网上对社保的了解更加全面，并在附录中列出了详细的注意事项和标准要求，让参保人可以正确地填写有关的表格。提高社会保障档案的管理效能；
(六)加强社会保障档案工作的服务意识
在社会保障档案工作中，必须“以人为本”，在日常工作中加强服务意识，才能有效地解决广大参保人员对社会保障制度的各类问题。首先，要做到社区养老档案和省级养老档案的信息互通，做到“天衣无缝”衔接，同时又要保障参保人员个人资料的安全；提高参保人员在社会保障方面的便利程度。其次，在现代化的基础上，以改革思维为基础，使档案资料通过计算机转变为数据，再由系统转化为信息，将这些信息以一种直观的方式展现在参保人的面前，让他们可以随时随地通过网络查询到与社保业务有关的最新消息，为参保人提供更加多样化的服务。
三、结语
总之，在日益加剧的人口老龄化的大环境下，社会养老保障问题日益引起人们的关注。政府部门应该利用提升社会养老保险档案管理效能来推动社会的和谐发展，从而为城乡居民的合法权益提供有效的保护，并能对国民在使用社会养老保险时出现的问题进行有效地处理，始终坚持以人为本的基本原则。更好地为人民服务。
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