浅谈如何提高教学秘书工作质量
教学管理是保证普通高等学校教学质量的最核心的工作，而教学秘书是教学管理队伍中不可或缺的重要组成部分，是工作在教学管理最前线最直接的基层管理者，担任管理者与服务者双重角色，可见教学秘书的工作质量对高等学校教学管理工作质量有着直接和重要的影响。因此，教学秘书的工作质量，应当在教学管理工作过程中主动总结经验，积极加强交流协作，不断更新工作方法，吸收先进的教学管理方法和教学理念，高效、及时地完成各项工作。
一、了解教学秘书的工作特性
教学秘书作为高校的基层教学工作的管理者和服务者，既要对日常的教学工作进行管理，又要做好院系师生的服务工作，集管理者和服务者两种角色于一身，工作具体而又繁琐。教学秘书的工作任务和工作内容决定了教学秘书的工作特性，即服务性、规律性、协调性、辅助性。
（一）服务性
服务是教学秘书的工作的最核心的内容，以院系师生为服务中心，处理各种日常教学事务，承担着院系领导、师生以及相关上级部门之间的桥梁作用。没有服务意识的支撑，工作上的事务就毫无热情、积极可言。因此，在工作中对院系师生要做到主动、热情，当他们在工作、学习等方面遇到困难，需要帮助时，应积极主动地为他们提供帮助，尽自已的最大努力为他们做好服务。对待教师和学生要态度和蔼可亲，对他们提出的每个问题都要尽可能地认真详细解答，如果自己暂时对某些规定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把问题记下来，多方咨询和请教，等找到答案后，及时给教师和学生一个满意的答复。对他们提出的合理意见和建议也要虚心接受。要做到以人为本，树立服务意识。例如，编排课表过程中，编排出一份合理的课表尤为重要，不仅要考虑教师的教学需求，同时也要考虑学生的学习规律。因为教师的主要任务是教，学生的主要任务是学，而这个教与学都是在课堂中完成的，所以在编排课表的过程中，对于教师，要事先征求教师意见，在各方面条件允许的情况下，尽可能地满足教师的需求，以便教师有充分的时间和精力用于教学、科研的研究;对于学生，要考虑到他们对课程的接受能力，同一门课程每周课时超过两节课时要分成两次进行，并且保证两次课之间不少于48小时，尽量保证学生在固定的教室上课，以减少学生课间奔波。
教学秘书的服务性除了体现在日常教学事务的管理中，更体现在日常教学活动中的点滴细节。为了给准备考研究生的学生提供一个良好的备考环境，在院系教室资源紧张的情况下，主动腾出一间相对安静的教室，作为考研复习专用教室。为了可以让院系教师在课间得到更好的短暂的休息，舒缓紧张的情绪，布置一间教师休息室，并且提供茶水。为了保证教师课堂教学效果，主动申购一些如微型扩音器、翻页笔等教学辅助设备。定期检查教室日常使用教学用具，及时更换和补充，保障教学过程正常进行。
（二）规律性
教学秘书的主要工作是协助教学院长处理好日常教学管理事务，内容主要包括执行教学计划、落实学期的教学任务、编排课表、征订教材、安排各类考试及考务管理、学生成绩管理、学生学籍管理、教学档案的收集整理，以及教学工作量的统计和教学津贴的核算等等。虽然工作繁杂量大，但是基本都可以归纳为教学秘书的常规工作，是有规律可循的。作为教学秘书，应当善于将各项事务进行归类整理，注重各项事务的合理安排，做到什么阶段该做什么事情，不用上级部门、院系领导提醒、督促，积极主动地做事，有利于教学管理工作效率和质量的提升。教学秘书的规律性主要的时间段集中在期初、期中和期末三个阶段。
期初的主要工作在于落实课表的通知、教材的到位、以及发放学生考勤册、听课记录本;学生的补考工作;重修学生的安排以及教学材料（包括教学进度表、教学大纲、考试大纲、教案）的收集。期中要做的工作除了准备期中检查的材料，主要是教学测评、教学计划和教学任务的落实，以及编排课表和教材的征订。临近期末，工作最为繁琐，期末考试的安排（含试卷收集、整理、打印以及期末考试期间进行巡查）;成绩登记，统计补考学生名单并及时将成绩通知学生及相关教师;教师工作量的统计。除此以外，规律性还有春秋季节之分。每个学年的秋学期，需要做好新生入学注册工作，部分专业生产实习安排;每个学年的春学期，安排毕业生的毕业补考，毕业论文答辩，毕业资格审核，毕业证发放。
因此，掌握了这些规律，在教学管理工作中合理计划，便不会导致手忙脚乱。以期末考试试卷的收集、装订为例，在期中时按照教学计划统计考试科目，通知课程以考卷形式考核的任课教师，提醒其抓紧时间出卷，考试周前三周即可交予教研室主任和教学院长审核，这样不仅可以避免期末考试试卷迟交的情况，更可以给予审核人员充分的时间来检查试卷的质量。毕业资格审核工作亦可在每年的春学期期初开始，（1）检查学生学业进展，对于部分工作如：素质拓展、创新实践等未能及时录入成绩的环节要及时与教务处及相关部门沟通，并且保持跟踪，使学生能够及时获得学分;（2）转专业或者学籍异动学生的毕业学分认定，转专业和学籍异动的学生可能涉及到部分课程的补修和相似课程的学分互认的问题，要提前做好认定工作;（3）对于有可能无法正常毕业的学生要提前与辅导员沟通。
（三）协调性
教学秘书具有上传下达、沟通信息的作用，协调着教学管理工作的顺利运行。其工作的协调性主要体现在与院系领导、教师和学生的协调、与学校职能部门之间的协调（如教务处、科研处、人事处、团委等）、与其他院系之间的协调。教学秘书是否能够主动、积极地与各部门、师生之间建立融洽的关系，协调好之间的关系，是提升其工作效率和质量的保障。例如院系期末考试安排表的编排，可以充分体现出教学秘书的协调能力，编排考试安排表应考虑到以下因素：（1）跨院系样卷的确定。与非本院系的承担系确认不同专业的试卷是否相同，以及时间地点的确定，以免泄题。（2）学生承受力的考虑。征求学生意见，合理安排学生的间隔考试时间，同时避免有重修科目考试的学生是否与其所在班级的考试时间冲突。（3）监考教师的安排。首先征求本院系教师的意见，排除其有承担其他院系的监考或其他事务外，优先安排任课教师、班主任、辅导员，尽量平均各位监考老师的监考任务。（4）教室资源的调度。尽量使用院系内部教室，若使用到归属其他院系的教室，应当进行事先沟通、协调，以免冲突，造成教学事故。再以教师临时性调停课的处理为例，大多数情况下教师都可以按照学校要求办理好调停课手续，但是偶有教师遇突发性事件如生病或被紧急安排出差，来不及办理调停课手续，这就需要教学秘书做好协调工作，帮助教师办理调停课手续，分送调课申请表至相关管理部门，录入相关信息至调课系统，并及时通知相关班级学生。
教学管理是保证普通高等学校教学质量的最核心的工作，而教学秘书是教学管理队伍中不可或缺的重要组成部分，是工作在教学管理最前线最直接的基层管理者，担任管理者与服务者双重角色，可见教学秘书的工作质量对高等学校教学管理工作质量有着直接和重要的影响。因此，教学秘书的工作质量，应当在教学管理工作过程中主动总结经验，积极加强交流协作，不断更新工作方法，吸收先进的教学管理方法和教学理念，高效、及时地完成各项工作。
一、了解教学秘书的工作特性
教学秘书作为高校的基层教学工作的管理者和服务者，既要对日常的教学工作进行管理，又要做好院系师生的服务工作，集管理者和服务者两种角色于一身，工作具体而又繁琐。教学秘书的工作任务和工作内容决定了教学秘书的工作特性，即服务性、规律性、协调性、辅助性。
（一）服务性
服务是教学秘书的工作的最核心的内容，以院系师生为服务中心，处理各种日常教学事务，承担着院系领导、师生以及相关上级部门之间的桥梁作用。没有服务意识的支撑，工作上的事务就毫无热情、积极可言。因此，在工作中对院系师生要做到主动、热情，当他们在工作、学习等方面遇到困难，需要帮助时，应积极主动地为他们提供帮助，尽自已的最大努力为他们做好服务。对待教师和学生要态度和蔼可亲，对他们提出的每个问题都要尽可能地认真详细解答，如果自己暂时对某些规定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把问题记下来，多方咨询和请教，等找到答案后，及时给教师和学生一个满意的答复。对他们提出的合理意见和建议也要虚心接受。要做到以人为本，树立服务意识。例如，编排课表过程中，编排出一份合理的课表尤为重要，不仅要考虑教师的教学需求，同时也要考虑学生的学习规律。因为教师的主要任务是教，学生的主要任务是学，而这个教与学都是在课堂中完成的，所以在编排课表的过程中，对于教师，要事先征求教师意见，在各方面条件允许的情况下，尽可能地满足教师的需求，以便教师有充分的时间和精力用于教学、科研的研究;对于学生，要考虑到他们对课程的接受能力，同一门课程每周课时超过两节课时要分成两次进行，并且保证两次课之间不少于48小时，尽量保证学生在固定的教室上课，以减少学生课间奔波。
教学秘书的服务性除了体现在日常教学事务的管理中，更体现在日常教学活动中的点滴细节。为了给准备考研究生的学生提供一个良好的备考环境，在院系教室资源紧张的情况下，主动腾出一间相对安静的教室，作为考研复习专用教室。为了可以让院系教师在课间得到更好的短暂的休息，舒缓紧张的情绪，布置一间教师休息室，并且提供茶水。为了保证教师课堂教学效果，主动申购一些如微型扩音器、翻页笔等教学辅助设备。定期检查教室日常使用教学用具，及时更换和补充，保障教学过程正常进行。
（二）规律性
教学秘书的主要工作是协助教学院长处理好日常教学管理事务，内容主要包括执行教学计划、落实学期的教学任务、编排课表、征订教材、安排各类考试及考务管理、学生成绩管理、学生学籍管理、教学档案的收集整理，以及教学工作量的统计和教学津贴的核算等等。虽然工作繁杂量大，但是基本都可以归纳为教学秘书的常规工作，是有规律可循的。作为教学秘书，应当善于将各项事务进行归类整理，注重各项事务的合理安排，做到什么阶段该做什么事情，不用上级部门、院系领导提醒、督促，积极主动地做事，有利于教学管理工作效率和质量的提升。教学秘书的规律性主要的时间段集中在期初、期中和期末三个阶段。
期初的主要工作在于落实课表的通知、教材的到位、以及发放学生考勤册、听课记录本;学生的补考工作;重修学生的安排以及教学材料（包括教学进度表、教学大纲、考试大纲、教案）的收集。期中要做的工作除了准备期中检查的材料，主要是教学测评、教学计划和教学任务的落实，以及编排课表和教材的征订。临近期末，工作最为繁琐，期末考试的安排（含试卷收集、整理、打印以及期末考试期间进行巡查）;成绩登记，统计补考学生名单并及时将成绩通知学生及相关教师;教师工作量的统计。除此以外，规律性还有春秋季节之分。每个学年的秋学期，需要做好新生入学注册工作，部分专业生产实习安排;每个学年的春学期，安排毕业生的毕业补考，毕业论文答辩，毕业资格审核，毕业证发放。
因此，掌握了这些规律，在教学管理工作中合理计划，便不会导致手忙脚乱。以期末考试试卷的收集、装订为例，在期中时按照教学计划统计考试科目，通知课程以考卷形式考核的任课教师，提醒其抓紧时间出卷，考试周前三周即可交予教研室主任和教学院长审核，这样不仅可以避免期末考试试卷迟交的情况，更可以给予审核人员充分的时间来检查试卷的质量。毕业资格审核工作亦可在每年的春学期期初开始，（1）检查学生学业进展，对于部分工作如：素质拓展、创新实践等未能及时录入成绩的环节要及时与教务处及相关部门沟通，并且保持跟踪，使学生能够及时获得学分;（2）转专业或者学籍异动学生的毕业学分认定，转专业和学籍异动的学生可能涉及到部分课程的补修和相似课程的学分互认的问题，要提前做好认定工作;（3）对于有可能无法正常毕业的学生要提前与辅导员沟通。
（三）协调性
教学秘书具有上传下达、沟通信息的作用，协调着教学管理工作的顺利运行。其工作的协调性主要体现在与院系领导、教师和学生的协调、与学校职能部门之间的协调（如教务处、科研处、人事处、团委等）、与其他院系之间的协调。教学秘书是否能够主动、积极地与各部门、师生之间建立融洽的关系，协调好之间的关系，是提升其工作效率和质量的保障。例如院系期末考试安排表的编排，可以充分体现出教学秘书的协调能力，编排考试安排表应考虑到以下因素：（1）跨院系样卷的确定。与非本院系的承担系确认不同专业的试卷是否相同，以及时间地点的确定，以免泄题。（2）学生承受力的考虑。征求学生意见，合理安排学生的间隔考试时间，同时避免有重修科目考试的学生是否与其所在班级的考试时间冲突。（3）监考教师的安排。首先征求本院系教师的意见，排除其有承担其他院系的监考或其他事务外，优先安排任课教师、班主任、辅导员，尽量平均各位监考老师的监考任务。（4）教室资源的调度。尽量使用院系内部教室，若使用到归属其他院系的教室，应当进行事先沟通、协调，以免冲突，造成教学事故。再以教师临时性调停课的处理为例，大多数情况下教师都可以按照学校要求办理好调停课手续，但是偶有教师遇突发性事件如生病或被紧急安排出差，来不及办理调停课手续，这就需要教学秘书做好协调工作，帮助教师办理调停课手续，分送调课申请表至相关管理部门，录入相关信息至调课系统，并及时通知相关班级学生。
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